FAQs - Häufig gestellte Fragen, Tipps und Tricks

Welche Dokument-Formate kann ich einbinden?
Kann ich Mindmaps einbinden?
Kann ich Protokolle an die Teilnehmer mailen?
Sonderzeichen in Dateinamen


Welche Dokument-Formate kann ich einbinden?
Es gibt grundsätzlich keine Einschränkung bei der Einbindung von Dokumenten. ProtoShop erhält die eingebundenen Dateien immer im Original. Allerdings muss der Endbenutzer (z.B. der Seminarteilnehmer) für Dokumente mit besonderem Format über den entsprechenden Player, das PlugIn, oder ggf. das Anwendungs-Programm verfügen, um das Dokument ansehen zu können.

Aus Lizenzgründen wie auch aus praktischen technischen Gründen kann und darf ProtoShop nicht Player für alle denkbaren Dokument-Formate mitliefern. Der Dialog zum Einbinden von Dokumenten in ProtoShop ist deshalb mit Hilfe eines Filters zunächst auf die Formate '*.doc','*,txt','*.rtf','*.pdf' eingeschränkt. Bei diesen Formaten kann man davon ausgehen, dass sie auf jedem aktuellen PC-System dargestellt werden können. Geben Sie in diesem Dialog jedoch einen Stern ( * ) im Eingabefeld für Dateiname ein und drücken die ENTER-Taste, so werden alle Dateien angezeigt und sind auch einbindbar.

Auf diese Weise lassen sich theoretisch sogar ausführbare Dateien (*.exe) einbinden. Hierbei ist allerdings darauf zu achten, dass diese ohne weitere verknüpfte Dateien (z.B. DLLs) lauffähig sein müssen. Denn ProtoShop kopiert ausschließlich die exe-Datei in das Protokoll, da nicht feststellbar ist, welche externen Dateien ggf. von diesem Programm benötigt werden. Dies gilt auch für HTML-Dateien. Grafiken, die in einer HTML-Datei eingebunden sind, gehen bei der Einbindung in ProtoShop verloren, da HTML Grafiken immer als externe Dateien behandelt.

Viele Anwendungs-Programmme ermöglichen einen Export in eines der Standard-Dokument-Formate. Falls Sie keinen Player mitliefern können und dieser auch nicht frei verfügbar ist, nutzen Sie einfach diese Möglichkeit und binden die exportierte Datei in ProtoShop ein.

Lesen Sie hierzu auch den Tipp zum Einbinden von Mindmaps in ProtoShop.


Kann ich Mindmaps einbinden?
Die Einbindung von Mindmap-Dateien ist auf zwei Arten möglich.

Als Grafik-Datei

Öffnen Sie die Mindmap-Datei mit MindManager. Wählen Sie im Menü 'Datei/Export/Datei'. Es erscheint ein Dialog für den Datei-Export. Aktivieren Sie den Button 'Map Grafik'. Klicken Sie auf das Symbol neben dem Eingabefeld für den Pfad. Wählen Sie als Dateityp BMP, GIF oder JPG. Wählen Sie nun den gewünschten Pfad und geben Sie eine Namen für die Datei an. Klicken Sie auf 'Öffnen' und anschließend auf 'OK'. Die Mindmap steht nun als Grafik zur Verfügung und lässt sich problemlos in ProtoShop als Objekt einbinden.

Als Gliederungs-Datei

MindManager erlaubt neben dem Export in ein Grafik-Format auch den Export als Gliederung z.B. im RTF-Format. Der Export funktioniert ähnlich wie der Export in eine Grafik-Datei. Das RTF-Format ist ebenfalls problemlos in ProtoShop einbindbar.

Als originale Mindmap-Datei (*.mmp)

Grundsätzlich lassen sich in ProtoShop alle Arten von Dateien integrieren. Im Dialog zur Einbindung von Dokumenten ist jedoch ein Filter voreingestellt, der zunächst nur Dokument-Dateien der Formate '*.doc','*,txt','*.rtf','*.pdf' anzeigt. Geben Sie in diesem Dialog im Feld Dateiname einen Stern '*' ein und drücken Sie die ENTER-Taste. Nun werden alle Dateien angezeigt, u.a. auch Mindmap-Dateien. Diese können nun problemlos eingebunden werden. Allerdings müssen Sie dem Endbenutzer (z.B. dem Seminarteilnehmer) in diesem Fall auch den MindManager-Viewer zur Verfügung stellen bzw. darauf hinweisen, wo dieser heruntergeladen werden kann.
ProtoShop kann und darf aus Lizenzgründen nicht für alle denkbaren Datenformate Viewer, Player oder PlugIns mitliefern. Wenn Sie besondere Datenformate einbinden möchten, geben Sie Ihren Nutzern einen entsprechenden Player mit oder verwenden Sie Datenformate, für die entsprechende Player kostenlos im Interner verfügbar sind.


Kann ich Protokolle an die Teilnehmer mailen?
Im Prinzip ist es durchaus möglich, den Teilnehmern eines Seminars ein mit ProtoShop erstelltes Protokoll per E-Mail zuzusenden. Allerdings muss man dabei die in aller Regel sehr große Datenmenge berücksichtigen. Der Player von ProtoShop umfasst bereits mehrere Megabytes. Werden dann viele Fotos und Dokumente, Videos und evtl. Audios eingebunden, kommt sehr schnell ein recht stattliches Datenvolumen zusammen. Viele E-Mail Accounts (je nach Provider unterschiedlich) vertragen derartige Volumina nicht und lehnen die E-Mail ab.

Eine sehr viel bessere Lösung ist die Bereitstellung des Protokolls zum Download auf einer Website, so wie dies bei der Demo-Version von ProtoShop der Fall ist. Hierzu empfiehlt sich das Programm WinZip, mit dem man sehr einfach ein selbstentpackendes Archiv erstellen kann, das dann per Hyperlink auf der Website zur Verfügung gestellt werden kann.


Sonderzeichen in Dateinamen
Verwenden Sie als Dateinamen möglichst ausschließlich Buchstaben (a-z, A-Z) und Ziffern (0-9) sowie Unterstriche ( _ ). Einige Sonderzeichen oder auch Leerzeichen im Dateinamen können in einigen Fällen zu Fehlern führen, so dass die so benannten Objekte oder Dokumente nicht einbindbar oder nicht darstellbar sind.

Beispiele

Vermeiden: "Schönes Bild.jpg"
Besser: "Schoenes_Bild.jpg"

Vermeiden: "Das 80+20-Prinzip.jpg"
Besser: "Das_80_20_Prinzip.jpg"

Auch wenn auf Ihrem System selbst keine Probleme mit Sonderzeichen auftreten, sollten Sie im Sinne der Endbenutzer (z.B. Seminarteilnehmer) auf Sonderzeichen verzichten. Insbesondere bei älteren Windows-Betriebssystemen sind Sonderzeichen nicht nur für ProtoShop problematisch.

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